Bent u soms nog onzeker of u nu “Opslaan” of “Opslaan als” moet gebruiken? Wat is het verschil tussen “Opslaan” en  “Opslaan als” of is er helemaal geen verschil? In het hier volgende artikel wil ik u duidelijkheid geven wanneer en hoe u “Opslaan” en  “Opslaan als” kunt gebruiken.
Het fijne van computer, laptop en tablet is dat wij gegevens kunnen bewaren voor hergebruik en terug te zien.  U kunt gegevens laten wegschrijven op uw ingebouwde hardeschijf, op een externe HD, CD, DVD of USB stick. U maakt hiervoor  gebruik van de opdracht “Opslaan”. Deze schrijft uw gegevens op een plek naar uw keuze. De opdracht “Opslaan” vindt u terug in iedere programma/app, welke gegevens kan verwerken.

Wanneer “Opslaan” en  “Opslaan als” gebruiken?

De meeste programma’s beschikken over twee verschillende methodes om uw gegevens op te slaan. Gedurende mijn werk als computercoach kom ik vaker mensen tegen, die geleerd hebben altijd “Opslaan als” te gebruiken. Misschien heeft u dat ook zo geleerd en denkt het werkt prima voor mij. Juist, het is niet fout om altijd “Opslaan als”  te gebruiken, alleen absoluut overbodig.
Waarom? De eerste keer dat u  “Opslaan ” gebruikt wordt direct het dialoogvenster “Opslaan als” geopend. Hier kunt u de juiste map/ locatie kiezen en een bestandsnaam intypen. Vervolgens klikt u ENTER of op OK en uw gegevens worden opgeslagen. U kunt de bestandsnaam in de titelbalk van het programma terug zien.

Tijdelijk uw gegevens opslaan

Persoonlijk adviseer ik mijn klanten altijd een nieuw bestand zoals brief, spreadsheet of presentatie tijdelijk op te slaan. Het beste voordat u begint aan het bestand te werken.
Het voordeel hiervan is, dat u nu niet meer moet nadenken met welke bestandsnaam en op welke locatie u uw bestand wilt opslaan. Door een bestand ten eerste op te slaan, mindert u ook het grote risico al uw gegevens kwijt te raken. (Ik denk, dat is u ook weleens overkomen. )  U kunt nu volledig geconcentreerd aan het werk. U kunt dit toepassen bij iedere bestand, of het nu een Word bestand, Excel bestand, PowerPoint bestand of video is. En zo kunt u eenvoudig opslaan: kies in de menubalk Bestand – Opslaan of klik op de knop Opslaan in de werkbalk Snelle toegang.
Maar, zult u nu denken, nu moet ik toch weer “Opslaan als” gebruiken. Nee,  dit is niet meer nodig omdat u al een bestandslocatie heeft gekozen en bestandsnaam heeft aangemaakt.

Let OP: Regelmatig opslaan!!!

Hoe kan ik dit het beste doen? Voor het regelmatige opslaan zijn verschillende mogelijkheden, de ene is wat omslachtig, de andere effectief en waardevol om te leren.

Ik spreek hier over het gebruik van de sneltoets CTRL+S en het disketje symbool in de de werkbalk snelle toegang .
Met de sneltoets CTRL+S (let op het is een combinatie uit de toets Ctrl en S) of het symbool disketje slaat u het bestand op. Beter gezegd u vervangt (overschrijft) het eerder opgeslagen bestand met de nu actuele versie van uw bestand. In tegenstelling tot de opdracht “Opslaan als” merkt u hiervan niets; alles gebeurt op de achtergrond.
Hoe vaker, hoe beter: het maakt niet uit of u nu iedere minuut even de sneltoets CTRL+S of het diskettje symbool aanklikt, belangrijk is dat u het regelmatig, in niet te lang afstanden, doet. Dit maakt het kwijtraken van gegevens bijna onmogelijk.

Uit eigen ervaring weet ik, dat u het kwijtraken van gegevens wel een keer beleeft moet hebben, bijvoorbeeld een 30 pagina  lange verhaal. Na deze pijnlijke ervaring gaat u zonder meer uw werk regelmatig opslaan!

Het verschil tussen “Opslaan” en  “Opslaan als”

Er bestaat een verschil tussen “Opslaan” en  “Opslaan als”. Als u “Opslaan”  de eerste keer gebruikt krijgt u alle opties van  “Opslaan als” . Als u nu de volgende keer “Opslaan”   gebruikt wordt het oudere bestand overschreven door de nu actuele versie van uw bestand. Indien u dit bestand met een andere naam  of op een andere locatie wilt opslaan dan moet u gebruik maken van  “Opslaan als”. Deze opdracht zorgt ervoor dat het dialoogvenster “Opslaan als”. weer open gaat en u weer een map/ bestandlocatie kunt kiezen en/of een andere bestandsnaam  kunt geven. Ook voor “Opslaan als” bestaat in ieder programma van MS Office een sneltoets de F12, de functietoets niet een toetscombinatie uit F en 12.

Voorbeeld:

U heeft een perfect uitgewerkte uitnodiging gemaakt. Deze is opgeslagen op uw computer onder de naam “uitnodiging_verjaardag”. Met kleine aanpassingen wilt u deze uitnodiging gebruiken voor een tuinfeest. Hiervoor heropend u het bestand “uitnodiging_verjaardag” en klikt op Bestand en vervolgens op  “Opslaan als”. In het nu geopende dialoogvenster wijzigd u de bestandsnaam “uitnodiging_bbq”. Klik ENTER of OK. Nu maakt u de gewenste aanpassingen. Gedurende het werken even weer opslaan met CTRL+S of het diskettje symbol. Er zijn nu twee verschillende bestanden, namelijk “uitnodiging_verjaardag” en  “uitnodiging_bbq”, opgeslagen op uw computer.

Regels voor bestandsnamen en mappen

Bestandsnamen kunnen 255 karakters lang zijn, hou deze kort en duidelijk. Met duidelijk bedoel  ik, de bestandsnaam zal iets zeggen over de inhoud, zoals een verhaal over de paashaas. Deze kan goed de bestandsnaam “verhaal_paashaas” kregen in plaats de naam “supergoed-verhaal”.
Maak geen gebruiken van de volgende symbolen:

• het dubbele punt :
• de puntkomma ;
• de slash /
• de back slash \
• het groter dan teken >
• het kleiner dan teken <
• het asterisk teken *
• aanhalingtekens “ ”
• en de rechte lijn |

Hulp, waar is mijn bestand opgeslagen!

Dit kan soms wel gebeuren, u hebt het bestand niet bewust opgeslagen en weet bij god niet meer in welke map deze nu zit. Vooral als u op een netwerk met meerdere opslag mogelijkheden werkt, kan u deze tip goed van pas komen.

Met behulp van de opdracht “Opslaan als” kunt u eenvoudig achtervolgen in welke map het bestand terecht is gekomen. Tegenovergesteld de opdracht “Opslaan ”  openend de opdracht “Opslaan als” altijd het dialoogvenster Opslaan als. In de adresbalk boven in het dialoogvenster kunt u nu gemakkelijk achterhalen in welke map u bent. U weet nu zeker waar u uw bestand eerder heeft opgeslagen.

Samenvatting:

Er is een verschil tussen de opdrachten “Opslaan ” en “Opslaan als”. Op de juiste manier gebruikt besparen deze opdrachten tijd en zorgen voor duidelijkheid. Door het gebruik van sneltoetsen zoals CTRL+S (Opslaan) en F12 (Opslaan als) zijn de opdrachten nog sneller gedurende het typen uitgevoerd. Hoe vaker uw gegevens opgeslagen worden hoe minder de kans is dat u deze kwijt raakt.

Ik hoop dat dit bericht u  duidelijkheid kon geven over het gebruik en  verschil tussen “Opslaan ” en “Opslaan als”. Probeer deze tip rustig uit. Indien u nog vragen heeft of opmerkingen laat het mij dan via het commentaarformulier weten.

Groetjes

Elke